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Un unico strumento di lavoro per un notevole risparmio di tempo e denaro:

la gestione intelligente del flusso di file tra l’azienda e il cliente


Case Study di Tax and Advise

Azienda londinese che opera sui diversi mercati europei e non con molteplici sedi per fornire servizi di consulenza, strategia e gestione di impresa mirati all’internazionalizzazione del business dei suoi clienti.


Cosa è successo?

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Problema

La Tax and Advise aveva la necessità di poter comunicare in modo rapido e sicuro con i propri clienti ed ottimizzare la produttività aziendale dei suoi consulenti evitando il più possibile l’utilizzo della mail.
In particolare era necessario dare al cliente la possibilità di:

  • inviare e ricevere dal cliente documenti e file (come fatture, preventivi, conti spese e documenti societari);
  • inviare comunicazioni rapide ai clienti;
  • gestire le richieste di contatto e gli appuntamenti provenienti dal sito e dalla rete commerciale, potendole smistare tra i vari dipartimenti;
  • automatizzare il processo di scansione e condivisione dei file cartacei come le acquisizioni fatte con lo scanner (ad esempio comunicazione bancarie etc).

Prima del nostro intervento l’intero flusso operativo era portato avanti manualmente, utilizzando la mail, inviando i documenti come allegati (comprese le scansioni scanner), oppure spedendo le lettere. Ovviamente in poco tempo e mano a mano che il numero di clienti cresceva l’operatività diventava esosa in termini di tempo, la sicurezza scarsa e si rischiava di perdere file senza tenere in conto che la maggior parte delle volte gli allegati superavano la soglia massima ed era necessario inviare più email e frazionare i contenuti.

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Affiancamento

Abbiamo affiancato il loro team operativo per settimane, ascoltando ogni esigenza e studiando ogni operazione apprendendo il metodo operativo e studiando un modo per ottimizzarlo. Al termine delle analisi siamo stati in grado di proporre una soluzione per risolvere il problema al 100%.

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Progettazione

Nascono così 3 prodotti che si integrano e lavorano insieme in sinergia: “Virtual Office Suite” che si compone di “Virtual Office Reloaded” “First Contact” e “Vor Scan”, una soluzione enterprise unica che permette ai clienti di inviare ai consulenti tutti i loro file con un semplice drag and drop da un browser, ai consulenti di inviare al cliente i documenti aziendali ricevuti a mezzo posta, di gestire tutte le richieste di contatto provenienti dal sito e dalla rete commerciale smistandole e attribuendole ai vari gruppi di consulenti Tax And Advise e di acquisire e caricare sul profilo “virtual office” del cliente i documenti cartacei, usando lo scanner in modo del tutto automatico. Un sistema di processamento dei documenti codificato rende molto più rapido il lavoro degli accounter.
Il progetto integra anche un evoluto sistema di messaggistica interna per permettere ai consulenti di effettuare qualsiasi tipo di richiesta al cliente senza mai dover utilizzare la mail.

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Ottimizzazione

Il fatto di poter gestire l’intero flusso consulente-cliente tramite un unico strumento si è subito trasformato in un risparmio di tempo per i consulenti e quindi un aumento di produttività aziendale, e per il cliente in comodità e semplicità.

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Sicurezza

Tutti i trasferimenti e le comunicazioni sono protette da certificati SSL e regole firewall per garantire il massimo livello di sicurezza ai consulenti e al cliente.

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RISOLTO!

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Problema

Le necessità del cliente a livello interno erano molteplici:

  • poter utilizzare i software gestionali dalle diversi sedi;
  • condividere dati e software tra tutti i dipendenti;
  • accedere alle risorse come stampanti e scanner anche in remoto;
  • offire ai clienti i servizi web necessari per la loro società (VOR, ecc.).

Il tutto in modo sicuro e stabile. Dal punto di vista della sicurezza era importante garantire che tutti i dati trasmessi fossero al sicuro e non accessibili dall’esterno e che tutti i dati presenti sul sistema fossero ridondanti e con un adeguato piano di backup.

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Strumenti

Per risolvere il problema si è scelto di creare un ambiente di server virtuali interconnessi basato su vmware esx. Partendo da questo punto abbiamo studiato le esigenze del cliente e le necessità operative (software da utilizzare, risorse da condividere etc.) e abbiamo creato tutti i vari server/servizi necessari (dai servizi web alla posta elettronica ai server windows che ospitano i software gestionali).
La scelta della virtualizzazione dell’ambiente ha garantito la massima flessibilità e scalabilità per il progetto, potendo variare in corso d’opera le risorse e la struttura stessa della rete e riducendo i costi per l’acquisto di hardware.

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Sicurezza

I vari server che compongono la rete aziendale sono stati integrati tra loro ed isolati dal resto del web utilizzando tunnel VPN criptati, firewall e firewall per applicazioni (WAF), in grado di offrire un ottimo livello di sicurezza e la possibilità di condividire risorse a tutti i dipendenti a prescindere dalla loro posizione geografica (è possibile stampare dalla sede indiana sulle stampanti in uk e viceversa o condividire file tra i vari dipendenti)

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Struttura

Per i software gestionali è stato creato un cluster di server windows in grado di gestire le richieste di connessione in RDP, abbinato ad un pool di server storage zfs/nfs per ridondanza e prestazioni, per i servizi al pubblico come il virtual office ci si è invece affidati a server linux.

Per completare la struttura e rendere il tutto gestibile dal team interno del cliente abbiamo creato un server dedicato che gestisce gli accessi e i permessi per tutti i servizi e sviluppato una webapp che permette all’amministratore di aggiungere nuovi dipendenti alla struttura, assegnare risorse o revocare gli accessi tramite una semplice interfaccia web.

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RISOLTO!



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