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Gestire la posta elettronica in azienda: come farlo in maniera sicura ed efficace

Gestire la posta elettronica in azienda: come farlo in maniera sicura ed efficace e perchè non devi farlo con un normale Hosting Condiviso!

L’utilizzo della posta elettronica, di quella che tutti conosciamo come EMAIL, è ormai entrato a far parte delle nostre vite private e professionali e non ne possiamo fare a meno.

Inviare e ricevere comunicazioni via email è una delle nostre attività quotidiane.

Se ci pensi sono certo che è la prima cosa che fai quando arrivi in ufficio e che questa attività assorbe buona parte della tua giornata.

Vogliamo sottolineare però come l’impennata registrata in questi ultimi dieci anni nell’utilizzo della posta elettronica ha avuto delle conseguenze importanti all’interno delle aziende.

E’ chiaro che la gestione della posta elettronica aziendale ha delle sue particolarità e non possiamo minimamente paragonarla alla gestione che puoi fare della tua casella di posta elettronica personale.

Infatti, è stata necessaria una evoluzione nella gestione delle email per poter garantire agilità e usabilità sia per gli utenti che per gli amministratori.

Inoltre, dobbiamo fare i conti con la sempre più profonda integrazione di questo strumento con i processi di business dell’azienda stessa.

Se fino a qualche anno fa, per poter lavorare con la posta elettronica era sufficiente creare e attivare un paio di caselle email, spesso incluse nel piano di hosting condiviso “low cost”, oggi le aziende devono fare i conti con una rivoluzione digitale che ha travolto inevitabilmente anche lo strumento della posta elettronica.

Non solo lo ha travolto, ma lo ha cambiato radicalmente, tanto da rendere obsoleti e inadeguati, tutti i classici piani condivisi degli hosting provider più conosciuti (Aruba, giusto per fare un esempio).

Ma come funzionano i piani di hosting condivisi per la posta elettronica e soprattutto, perchè sono obsoleti e inadeguati?

 

posta elettronica sicura

Quando la tua posta elettronica transita su un “Server condiviso” significa che su quello stesso Server transita la posta di migliaia di altri utenti di tutto il mondo, che sono stati configurati proprio per usare il tuo stesso ufficio postale: la manager, il blogger, l’azienda, il professionista e lo spammer.

Tra migliaia di utenti che usano il tuo stesso ufficio postale c’è sempre qualcuno che non si comporta correttamente e poiché tutta la posta che transita per quell’ufficio viene contrassegnata dal codice di quell’ufficio stesso, tutti gli altri uffici postali segnalano che il tuo ufficio postale è inaffidabile perché permette agli spammer di inviare un sacco di email.

Questo significa che non accetteranno più la tua posta, per colpa di un solo utente e tutto il funzionamento dell’ufficio postale verrà compromesso.

Neanche il provider può intervenire in questi casi, perché dal momento che l’ufficio postale entra in blacklist, solo le “autorità” potranno comunicare agli altri uffici postali che la situazione è tornata regolare, tra l’altro con tempi di attesa lunghissimi.

Stesso cosa accade per tutta la posta che transita con virus e malware, con allegati pericolosi, oppure le famose email “abbiamo bloccato il tuo account, clicca qui per sbloccarlo”, ovvero il phishing.

Quando lo stesso ufficio postale è condiviso con migliaia e migliaia di utenti è IMPOSSIBILE che il provider possa garantire l’affidabilità del sistema, proprio come nella vita vera.

Non è mica finita, vogliamo parlare della fila all’ufficio postale?

Se il Server è condiviso può essere anche molto potente, ma migliaia di utenti stanno inviando e ricevendo la loro posta contemporaneamente andando a creare una coda di processi che il Server deve elaborare, in maniera molto rapida certo.

Immaginiamo che su migliaia di utenti qualcuno stia inviando una newsletter da 5000 iscritti, è molto probabile essendo ormai una pratica comune di email marketing.

La tua email finisce in coda, esattamente come la coda che si forma all’ufficio postale dietro la persona che deve inviare 30 raccomandate allo sportello.

La situazione tipica in cui sei al telefono con una persona che deve ricevere una tua email, tu l’hai già inviata eppure lui continua a non riceverla… sei in coda! Porta pazienza!

Ok ragazzi, ho capito, non lo compro il piano di hosting condiviso, ma quindi come devo gestirla la posta elettronica in azienda?

E’ questo ciò che ti stai domandando in questo momento immagino. Lo so perchè è la domanda che ci viene posta sempre dai nostri clienti quando, dopo aver acquistato il solito piano hosting sui soliti provider, vengono da noi con la coda tra le gambe a dire “e quindi? cosa posso fare?”.

Attualmente le soluzioni che si possono creare per una corretta gestione della posta elettronica aziendale, sono illimitate e modellabili sull’azienda fino all’ultimo dettaglio grazie ad un solo escamotage: il server email dedicato, ovvero un computer che lavora solo ed esclusivamente per il perfetto funzionamento della posta elettronica di una singola azienda, proporzionato per potenza e capienza alle specifiche esigenze.

posta elettronica sicura

Vediamo nello specifico quali sono i vantaggi di questa soluzione “personalizzata”:

1. Elevatissima affidabilità e reputazione del certificato email che proviene da un SINGOLO indirizzo IP dedicato (il tuo “ufficio postale” si occupa solo di te);

2. Totale affidabilità del sistema essendo esclusivo;

3. Enorme capienza con spazio espandibile e configurabile per singole caselle o gruppi di utenti;

4. Livelli di spam personalizzabili con blacklist e whitelist che l’azienda stessa, volendo, può impostare;

5. Controlli antivirus a livello Server, prima ancora che l’email arrivi sui computer;

6. Possibilità di gestire in totale autonomia creazione, sospensione o eliminazione delle caselle sul dominio principale o sui suoi sottodomini;

7. Modificare impostazioni come lingua orario o visualizzazione, reset di password, senza che nessuno si frapponga fra l’azienda e la sua posta elettronica.

E per gli incidenti?

Le politiche di backup per uno strumento del genere sono quanto di più flessibile si possa immaginare: dal recupero di singole email perse o cancellate, fino al ripristino dell’intero sistema di posta, se per esempio c’è stata un’intrusione nei computer. Essendo isolati dagli altri dati aziendali si ha la totale libertà di operare con agilità sui backup e di schedulare fino ad un backup al minuto.

E per la sicurezza?

Il livello di sicurezza può raggiungere standard elevatissimi grazie alla possibilità di configurare un certificato SSL o TSL che protegga l’intero server di posta. Al contrario degli spazi condivisi, infatti, nel Server email dedicato non transitano dati web, non sono ospitati siti internet o altri applicativi che possano alterare il corretto funzionamento delle email, in questo modo nessun sito web vulnerabile potrà mai compromettere le caselle.

Possiamo gestirlo da soli?

Puoi provarci, ma fai molta attenzione alle soluzioni “fai-da-te”, installare un mail server è molto complesso, molto più di quanto un IT manager aziendale di buon livello possa pensare: la sua configurazione non è un’operazione semplice ed è molto facile sbagliare.

Senza esperienza e competenza può succedere che il mail server non garantisca adeguati livelli di “deliverability” o, a causa di una “miss-configuration”, possa persino essere bloccato da qualche sistema anti-spam, compromettendo irrimediabilmente l’IP. Sono necessarie specifiche competenze di sistemistica, di networking e infrastrutture di sistema.

Affidarsi alle soluzioni “low cost” dei tradizionali hosting provider o alle soluzioni “fai-da-te”, può rivelarsi una scelta rischiosa in grado di compromettere il business di un’azienda: una email che non arriva regolarmente o che finisce nello spam può fare la differenza tra una conquista e una sconfitta.